Sector Alarms integritetspolicy under rekryteringsprocessen

Säkerhet är vår specialitet, och detta gäller även behandling av dina personuppgifter och skydd av din integritet.

I denna integritetspolicy beskriver vi vilka kategorier av personuppgiftsuppgifter Sector Alarm behandlar som en del av vår rekryteringsprocess, för vilka ändamål uppgifter samlas in för och hur du kan utöva dina rättigheter enligt gällande dataskyddsbestämmelser, inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR). Klicka på texten nedan för att läsa mer om vår behandling av personuppgifter

Sector Alarm ansvarar för behandlingen (personuppgiftsansvarig) av dina personuppgifter enligt beskrivningen i denna integritetspolicy.

Nedan hittar du information om hur Sector Alarm behandlar personuppgifter när du söker en tjänst hos oss.

Behandling av personuppgifter.

Sector Alarm samlar in och behandlar dina personuppgifter i samband med rekryteringsprocessen. Personuppgifterna samlas in från dig och från andra tillgängliga källor, i den utsträckning det är relevant och lagligt. Beroende på omständigheterna kommer följande personuppgifter att behandlas:

  • Personuppgifter: Namn, födelsedatum, föredraget språk och landskod (mobil).
  • Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer och postadress
  • Information om ansökan: ansökan, CV, intyg, intyg och utlåtanden från referenserna.
  • Intervju- och bedömningsdata: interna bedömningar/rapporter från intervjuer, kompetensbedömning, kredit- och bakgrundskontroller (beroende på vilken tjänst du söker och när det är relevant för rekryteringsprocessen).
  • Information om tester: information och resultat från personlighets- och färdighetstester som du utför under rekryteringsprocessen.
  • Teknisk information: När du besöker Sector Alarms onlinetjänster lagrar våra internetservrar automatiskt information om ditt besök. Dessa poster inkluderar vanligtvis: IP-adress, besökstid, antal besökta sidor, länkade webbplatser och funktioner som används, innehåll som visats eller begärts, typ av webbläsare och valt språk. Du hittar mer information om detta i vår cookiepolicy.

Följande information behandlas endast i specifika situationer:

  • Polisintyg: Om du erbjuds en tjänst på Sector Alarm, för några av de positioner vi kommer att be om ett polisintyg. Dokumentet måste skickas via krypterad e-post till en specifik e-postadress för just detta ändamål. Dokumentet lagras inte någon annanstans och raderas omedelbart så snart anställningsprocessen är slut.
  • Känsliga uppgifter: Vanligtvis samlar vi inte in känsliga personuppgifter i samband med rekryteringsprocessen. Men om du har fysiska begränsningar eller särskilda behov som kräver att vi tar specifika hänsyn under rekryteringsprocessen kan vi behöva relevant information för att vi ska kunna söka jobb och för att säkerställa att vi uppfyller våra anställningsskyldigheter. E-postkorrespondens är inte alltid säker, så vi rekommenderar att du utesluter känslig information från e-postmeddelandet du skickar till oss.
Hur skyddas mina personuppgifter när jag använder rekryteringstjänster online?

För att ta emot och hantera jobbansökningar via webbplatsens rekryteringstjänst använder vi växthusprogramvara, inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, USA ("Greenhouse Software") tjänster. I onlinetjänsten kan du söka efter positioner och ladda upp relevanta personuppgifter, såsom namn, e-post, LinkedIn-profil, CV och personliga dokument. Se även avsnitt 1 ovan.

Informationen i Greenhouse behandlas på servrar utanför EU (främst USA) och är endast tillgänglig för Sector Alarm eller Greenhouse Software efter att du klickat på knappen "skicka in ansökan" på webbplatsens rekryteringstjänst. Du hittar växthusprogramvarans integritetspolicy här: http://www.greenhouse.io/privacy-policy.

Rättslig grund för behandlingen.

Grunden för behandlingen av personuppgifter i rekryteringsprocessen är Sektor Alarms legitima intressen, se GDPR art. 6.(1) f. Sector Alarm har ett legitimt intresse av att hantera och slutföra rekryteringsprocessen på ett försiktigt och lagligt sätt, och vi har funnit att detta intresse inte äventyrar dina grundläggande rättigheter eller friheter. Sektor Alarm måste säkerställa att vi anställer rätt person och måste kunna dokumentera att processen har genomförts korrekt.

Sector Alarm kan också behandla dina personuppgifter baserat på ditt samtycke. Vi gör detta först efter att ha fått ditt skriftliga samtycke till behandlingen av dina personuppgifter. Denna rättsliga grund används endast i samband med frivilliga behandlingar, vanligtvis om vi ber om samtycke för att behålla ditt CV i vår rekryteringsdatabas för eventuella efterföljande lediga tjänster. Samtycke används inte för nödvändiga eller obligatoriska behandlingar. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst genom att kontakta Sector Alarm.

I vissa fall kan behandlingen också vara nödvändig för att följa lagar och förordningar.

Den rättsliga grunden för behandling av polisintyg är artikel 10 GDPR. För Sverige gäller följande lagar och förordningar för rekryteringsprocessen för några av våra befattningar:

Installatörer och säljare: § 34-7, andra underavsnittet i polisens registerförordningar.

Säkerhetsledning: 3 § tredje och fjärde stycket i lagen om tjänstgöring i 2001.01.05, nr 1, se avsnitt 4 i bestämmelserna om bevakningsverksamhet.

Ordningsvakter och liknande befattningar: 8 § Lagen om tjänstgöring av 2001.01.05.1,se 5 § i bevakningsverksamhetens föreskrifter.

Syftet med behandlingen av dina personuppgifter.

Sector Alarm använder dina personuppgifter för följande ändamål:

Utvärdera jobbgapet ditt:

  • Se över dina kvalifikationer och fatta anställningsbeslut.
  • Sammanställa kvalifikationerna med alla utlysta tjänster inom en given tidsram.
  • Kommunicera med dig i samband med rekryteringsprocessen.
  • Vid anställning används nödvändiga personuppgifter ytterligare i Workday, vårt personalsystem.

Sector Alarm kan också använda dina personuppgifter för följande ändamål:

  • Skapa medarbetarstatistik
  • Lösa tvister
  • Säkerställa informationssäkerhet

Vi behandlar inte dina personuppgifter för något annat ändamål som är oförenligt med de ändamål för vilka dina personuppgifter har samlats in utan ditt samtycke eller rättsliga grund.

Dela personuppgifter med andra.

Sector Alarm lämnar inte ut dina personuppgifter till andra, såvida det inte finns en rättslig grund för detta, dvs. om informationen krävs enligt lag eller när den behövs i samband med en laglig process (t.ex. för att skydda Sector Alarms rättigheter i en tvist, enligt beskrivningen i avsnitt 4 ovan). Dessutom kommer dina personuppgifter inte att delas med andra om du inte har gett ditt samtycke till detta, eller om vi enligt lag är skyldiga att dela informationen.

Sector Alarm använder personuppgiftsbiträden för att samla in, lagra och behandla personuppgifter för vår räkning. I sådana fall har vi ingått ett avtal för att säkerställa integritetsskydd i alla delar av behandlingen. Vi säljer inte dina personuppgifter till tredje part i marknadsföringssyfte.

Koncern

Vi ingår i Sector Alarm Group, där den norska enheten Sector Alarm Holding AS är styrenheten. Koncernens IT-funktion hanterar alla våra IT-system för vår räkning som personuppgiftsbiträde, och det finns ett databehandlingsavtal för detta ändamål. Det innebär att koncernens IT-anställda har tillgång till de personuppgifter vi har lagrat i våra IT-system. Övriga koncernfunktioner kan också begära tillgång till personuppgifter för att kunna genomföra analyser och generera rapporter för att säkerställa rapportering till koncernledningen och styrelsen. All tillgång till våra IT-system är begränsad till vad som är absolut nödvändigt.

Leverantörer

Vi använder leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, där behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att leverantören ska kunna tillhandahålla sådana tjänster. Om leverantören behandlar personuppgifter för vår räkning definieras de som personuppgiftsbiträden. Vi kommer endast att använda personuppgiftsbiträden som kan garantera efterlevnad av gällande lagar i enlighet med GDPR, samt våra tekniska och organisatoriska krav. Vi kommer alltid att ha ett databehandlingsavtal för att hantera våra instruktioner för personuppgiftsbiträden. Vi har följande nyckelkategorier av leverantörer:

  • IT-systemleverantörer: Dessa leverantörer kan utföra service och underhåll på de IT-system de tillhandahåller oss. I den mån de har tillgång till, eller på annat sätt behandlar, personuppgifter för vår räkning som personuppgiftsbiträde har vi undertecknat ett databehandlingsavtal. De kan också lagra data på sina egna servrar eller i en molntjänst som tillhandahålls av dem, i sådana fall definieras de som våra databehandlare.
  • Partners: Vi arbetar med partners som genererar potentiella kandidater för oss, till exempel rekryteringsbyråer och bemanningsföretag. Dessa parter delar din information med oss på grundval av sina avtal eller samtycken med dig.
  • Marknadsföringsleverantörer: Vi använder LinkedIn, TikTok, Snapchat, Google Inc och Facebook Inc för att marknadsföra lediga tjänster på internet och i sociala medier. För mer information, se vår cookiepolicy.

Behandling i EU/EES-området och i tredjeländer

Som utgångspunkt försöker vi alltid se till att dina personuppgifter behandlas inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vissa av våra leverantörer finns dock utanför EES eller har servrar eller koncernföretag utanför EES. I sådana fall kommer vi att se till att en giltig överföringsmekanism har upprättats, dvs. Dessutom kommer vi att genomföra ytterligare säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina rättigheter och friheter som EU-medborgare skyddas på lämpligt sätt, även när uppgifter överförs utanför EES. Vid särskilda tillfällen, och endast för det tillfället, kan vi också överföra personuppgifter till mottagare utanför EES om detta är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal med dig eller om du samtycker till en sådan specifik överföring. Vi kan komma att se över eller uppdatera våra överföringsmekanismer för att följa ändringar i dataskyddslagstiftningen eller eu-kommissionens krav. Om vi gör det kommer vi också att uppdatera denna sekretesspolicy. Sector Alarm använder specifikt Greenhouse Software för att hantera rekryteringswebbplatsen enligt beskrivningen ovan. Behandlingen av personuppgifter baseras på EU-godkända standardavtalsklausuler. Dessutom visar vi jobbannonser på sociala medier som TikTok, Snapchat, Facebook, Instagram och LinkedIn. Dessa aktörer behandlar personuppgifter utanför EES. Observera att din användning av dessa sociala medieplattformar omfattas av plattformarnas egna användarvillkor och integritetspolicy.

Din säkerhet.

Vi har vidtagit avancerade tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter och för att säkerställa dina personuppgifters tillgänglighet, integritet och sekretess. Våra högkvalificerade IT- och säkerhetsexperter säkerställer att våra applikationer skyddas genom att endast anlita leverantörer som kan garantera efterlevnad av gällande säkerhetsstandarder och -lagar.

Men du kan också själv bidra till att skydda dina uppgifter genom att vidta dessa enkla säkerhetsåtgärder:

  • Skicka ingen konfidentiell eller känslig information via okrypterad e-post. Vi ber dig aldrig att skicka dina betalningsuppgifter, din kod eller ditt lösenord till oss via e-post, och om vi ringer upp dig ställer vi den överenskomna säkerhetsfrågan innan vi ger dig någon konfidentiell information.
  • Använd inga koder, lösenord eller säkerhetsfrågor som är enkla att gissa sig till. Du bör alltid använda ett starkt lösenord, d.v.s. ett lösenord som består av både små och stora bokstäver, siffror och specialtecken.
  • Klicka inte på länkar i e-postmeddelanden som du får om inte e-postmeddelandet kommer från en betrodd avsändare. Kontrollera alltid avsändarens e-postadress i e-postmeddelanden som ber dig om information – bedragare använder ofta e-postadresser som liknar originalet. E-postmeddelanden från oss skickas alltid från info@sectoralarm.se
  • Säkerställ att dina kontaktuppgifter är uppdaterade så att vi kan nå dig vid ett utlöst larm eller vid misstanke om bedrägeri.
  • Håll dina online-enheter uppdaterade för att säkerställa att du alltid har den senaste versionen av säkerhetsinställningarna installerade, eftersom dessa kan innehålla korrigeringar av tidigare identifierade säkerhetsbrister.
  • Om du upptäcker någon misstänkt aktivitet eller tror att du har blivit utsatt för identitetsstöld eller bedrägeri, kontakta omedelbart vår kundservice på 0771-80 95 30.  
Lagringstid för personuppgifter.

Dina personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in.

Alla personuppgifter som samlas in och lagras baserat på vårt berättigade intresse kommer att raderas inom ett år.

Lagringstiden beräknas i dagar, från det datum då du fick veta att en annan kandidat fick den tjänst du ansökte om.

I förekommande fall omfattar detta all information i de kategorier som anges ovan, dvs.

  • Individuell information, kontaktuppgifter, ansökningsinformation, intervju- och bedömningsinformation, testinformation och teknisk information.

Följande personuppgifter kan raderas genom att kontakta Sector Alarm på HR.

  • Cv:n, certifikat, program och certifikat.

Som nämnts ovan raderas alla polisintyg omedelbart så snart anställningsprocessen är klar.
Ibland frågar vi om du vill att vi ska behålla dina personuppgifter under en längre tid för eventuella efterföljande rekryteringsprocesser. Du kan återkalla ditt samtycke till att lagra och behandla dina personuppgifter när som helst.

Dina rättigheter i samband med Sector Alarms behandling av dina personuppgifter.

Som licenstagare har du flera rättigheter enligt gällande dataskyddsbestämmelser. För att utöva dessa rättigheter, vänligen kontakta vårt dataskyddsombud via e-post för att DPO@sectoralarm.se. För att säkerställa att vi inte delar personuppgifter med obehörig tredje part kommer vi att be dig verifiera din identitet innan du svarar på din begäran. Förutsatt att vi har bekräftat din identitet kommer vi att svara så snart som möjligt och normalt inom 30 dagar. Om vi inte kan svara inom 30 dagar kommer vi att meddela dig om förseningen och dess orsak i god tid före tidsfristen på 30 dagar. Nedan följer en översikt över dina rättigheter. Du kan läsa mer om detta på Den svenska dataskyddsmyndighetens webbplats.

Inom de begränsningar som anges i tillämplig lag har du följande integritetsrättigheter:

  • Rätt till information: du har rätt till information om vår behandling av dina personuppgifter (dvs. denna integritetspolicy).
  • Rätt till tillgång: du har rätt att begära tillgång till dina personuppgifter utöver information om typ, behandling och spridning av dessa uppgifter. Observera att det finns vissa undantag från denna rättighet, till exempel om åtkomst kränker andras rättigheter (till exempel avslöjar personuppgifter om en tredje part) eller när det gäller interna dokument eller affärshemligheter. Om vi gör några undantag från din rätt till åtkomst kommer vi att informera dig specifikt om detta.
  • Invändning mot behandlingen: du kan invända mot behandlingen av dina personuppgifter om din situation kräver detta i situationer där uppgifterna behandlas med ett berättigat intresse. Observera att detta kan leda till att vi inte kan fortsätta med behandlingen av din jobbansökan.
  • Återkalla samtycke: du kan återkalla alla samtycken som du ger när som helst.
  • Rätt till dataportabilitet: du kan få en elektronisk kopia av de personuppgifter du har lämnat till oss i digitalt format, antingen direkt till dig eller till en tredje part som du har utsett.
  • Rätt till rättelse, radering och begränsning: Vi lagrar endast dina personuppgifter så länge syftet kräver. Du kan begära att felaktiga, onödiga, felaktiga eller inaktuella personuppgifter raderas eller tas bort. Om du misstänker att de uppgifter vi behandlar inte är korrekta, att behandlingen är olaglig, att vi inte behandlar dina uppgifter i enlighet med behandlingsändamålen, eller om du vill invända mot behandlingen, kan du kontakta oss för att begära att vi raderar eller begränsar behandlingen av dina personuppgifter. Observera att rättsliga skyldigheter som skatterapportering och bokföring kan leda till att vi är skyldiga att inte radera dina personuppgifter förrän den lagstadgade lagringsperioden har löpt ut.

Automatiserade beslut och profilering:

Vi använder inte automatiserade beslut som berör dig i rekryteringssyfte. För att marknadsföra öppna positioner använder vi segmenteringstekniker och utför analyser för att optimera våra marknadsföringsinsatser och för att skräddarsy marknadsföringen efter våra målgruppspreferenser och behov. Sådan analys kan påverka våra marknadsföringsbeslut, men används inte på ett sätt som kan leda till juridiska eller liknande betydande konsekvenser för dig.

Säkerheten för dina personuppgifter.

Vi har implementerat förstklassiga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter och för att säkerställa dess tillgänglighet, integritet och konfidentialitet. Våra högt kvalificerade IT- och säkerhetsexperter ser till att våra IT-system och plattformar hålls säkra genom att endast använda leverantörer som kan garantera efterlevnad av gällande säkerhetsstandarder och lagar.

Du kan dock också skydda dina data genom att följa dessa enkla säkerhetsåtgärder:

  • Skicka inte konfidentiell eller känslig information via okrypterad e-post. Vi kommer aldrig att be dig att mejla oss dina bankkontouppgifter.
  • Du bör alltid använda ett starkt lösenord – ett lösenord som består av både versaler och gemener, siffror och ett specialtecken.
  • Klicka inte på länkar i e-postmeddelanden som du får om inte e-postmeddelandet kommer från en betrodd avsändare. Kontrollera alltid e-postadressen till avsändaren av e-postmeddelanden som begär information från dig - ofta använder bedragarna e-postadresser som liknar originalet. E-postmeddelanden från oss kommer alltid att skickas från domänerna sectoralarm.se eller sectoralarm.com.
  • Se till att dina kontaktuppgifter är uppdaterade så att vi kan nå dig vid misstänkt bedrägeri.
  • Håll dina enheter uppdaterade för att se till att du alltid har den senaste versionen av dina säkerhetsinställningar installerade, eftersom dessa kan inkludera uppdateringar för tidigare identifierade säkerhetsproblem.
  • Om du observerar misstänkt aktivitet eller tror att du har blivit utsatt för identitetsstöld eller bedrägeri, vänligen kontakta vårt supportcenter omedelbart på 0771-80 95 30.
Vår närvaro på sociala medieplattformar.

Sector Alarm har företagskonton på Instagram, Facebook och LinkedIn, och behandlingen av personuppgifter på sådana plattformar regleras av användarvillkoren och sekretesspolicyn som gäller för varje plattform. Vi använder dessa konton för att marknadsföra och förbättra våra tjänster och för att marknadsföra vårt företag till potentiella och nuvarande kunder och anställda, och den rättsliga grunden för detta är berättigat intresse enligt artikel 6.1 f) GDPR. Om du kontaktar oss på ett av dessa konton, eller om du gillar eller delar något av innehållet vi publicerar, kan vi se din grundläggande användarkontoinformation som ditt namn och din e-postadress. Vi kommer att svara dig inom samma plattform och behandla dina personuppgifter i samband med sådan kommunikation. Vänligen dela inte konfidentiell personlig information på någon av dessa plattformar.

Du kan alltid sluta följa våra konton eller radera kommentarer och meddelanden. Observera att om du inte följer vårt konto kommer det inte att leda till att dina personuppgifter raderas. Observera att alla dessa leverantörer/plattformar har internationella dataöverföringar till USA. Vi uppmuntrar dig att läsa deras integritetspolicy för mer information om deras behandling av dina personuppgifter.

När vi använder Facebook får vi dessutom aggregerade statistiska rapporter från Facebook via en tjänst som heter Facebook Insights. Denna tjänst gör det möjligt för oss att övervaka aktiviteten i samband med vårt konto. Dessa rapporter innehåller inga personuppgifter och är anonyma för oss, men vi agerar som en gemensam personuppgiftsbiträde med Facebook Inc i denna tjänst. Du hittar mer information om Facebook-statistik.

Ändringar av Integritetspolicy 

Om det sker ändringar i vår policy, tjänst eller sekretesslagar kan detta leda till ändringar i informationen som presenteras häri.

Senaste version: 1.0 2022